10 tips om zelf IT-problemen te tackelen

10 tips om zelf IT-problemen te tackelen

10-stappen checklist om IT-problemen zelf te tackelen! 

Kijk. Dat wij IT voor je laten werken is logisch. Het is ons vak. Maar wat kan je zelf doen als een probleem zich voordoet? Zoals Albert Einstein al concludeerde hangt de kwaliteit van het antwoord nauw samen met de kwaliteit van de vraag. Met andere woorden: Hoe beter de vraag, hoe beter het antwoord. Daarom hebben wij speciaal voor jou deze eenvoudige checklist samengesteld. Zodat jij (als je onze hulp nodig hebt) de juiste vragen kan stellen. Of het probleem gewoon zelf oplossen. Hoe leuk is dat?  

1) Wanneer deed het probleem zich voor? 

Het moment waarop je een probleem voor het eerst herkent is cruciaal. Daarvoor was er nog niks aan de hand. Ga dus na wat je in de tussentijd gedaan hebt en misschien kom je dicht bij de oorzaak. Was het meteen na het opstarten of nadat je was ingelogd? Heb je toevallig iets gedownloaded? Een paar stappen teruggaan leidt vaak tot de oorzaak van het probleem! 

 

2) Ben ik de enige met het probleem? 

Check even in bij een van jouw directe collega’s. Hebben zij hetzelfde probleem als jij? Dan ligt het waarschijnlijk niet aan je device, maar kan het duiden op een andere storing. Laat je collega’s zien waar je mee zit. Misschien herkennen zij het probleem uit eigen ervaring en kunnen zij je op weg helpen.  

 

3) Is het de eerste keer dat het probleem zich voordoet? 

Zie ook stap 2. Misschien is het een herkenbaar of terugkerend probleem. Dit duidt op structurele problemen waarvoor structurele oplossingen noodzakelijk zijn. Bel je IT-beheerder zodra eenzelfde probleem zich keer op keer blijft voordoen. Zij kunnen je verder helpen met de juiste oplossing. 

4) Is het een loginprobleem?  

Loginproblemen staan bovenaan de lijst van ergernissen. Want als je niet ingelogd bent kan je helemaal niks. Klinkt misschien stom, maar check eerst even of je CAPSLOCK aanstaat 😉 Kijk daarnaast even of er nog updates zijn die je moet uitvoeren. Het kan ook zo zijn dat je je hoofd net iets TE leeg hebt gemaakt op vakantie en spontaan al je wachtwoorden bent vergeten. Voor die mensen geldt: Schrijf ze ergens op, bijvoorbeeld in je agenda. Kom je er niet uit? Wij helpen je met het resetten van je huidige wachtwoord. 

 

5) Is het een softwareprobleem? 

Vrijwel alle software wordt continu ontwikkeld en verbeterd. Ondanks dat kan het voorkomen dat je probleem aan je software ligt. Een goede manier om dat te checken is op een ander device inloggen om te kijken of het daar ook niet lukt. Lukt het wel op een ander device, dan ligt het probleem hoogstwaarschijnlijk bij jouw eigen computer. Is er software die je graag wil gaan gebruiken? Neem dan altijd contact op met jouw IT-beheerder en ga nooit zelf aan de gang! 

 

6) Ligt het aan mijn hardware? 

Niks is frustrerender dan verouderde hardware. Niet alleen voor ons als IT-beheerder, maar zeker ook voor jou. Want hoe vervelend is het als je een halve yoga-workout kan doen terwijl je laptop opstart? Of als je computer de nieuwste software niet ondersteunt? Wij controleren jouw computer altijd op mogelijke updates, maar op een gegeven moment is de rek eruit en kost een laptop meer dan dat hij oplevert. Daarom adviseren wij eigenlijk altijd om op een gegeven moment een nieuwe laptop te kopen.  

 

7) Ligt het aan de internetverbinding? 

Zie ook punt twee. Veel problemen kunnen voortkomen uit een slechte of verstoorde internetverbinding. Controleer altijd of je verbinding hebt, of je switch voor wifi openstaat op je laptop en controleer of anderen hetzelfde probleem hebben.  

8) Ligt het aan mijn browser? 

Geloof het of niet: Het kan ook voorkomen dat je op een verouderde of nog niet geüpdatete versie van je browser aan het werken bent. Probeer een andere browser en kijk of het probleem daar ligt.  

9) Is het een beveiligingsprobleem? 

Heb je het vermoeden dat jouw device gehackt is? Neem direct contact op met jouw IT-beheerder. Stuur geen mails meer door naar collega’s en log uit op alle systemen. Wil jij beveiligingsproblemen voorkomen? Vraag onze cybersecurity-expert naar onze nieuwe beveiligingspakketten! 

10) Vraag onze hulp! 

Kom je er nog steeds niet uit? Schroom niet en vraag om hulp! Wij staan altijd voor je klaar met een luisterend oor en passend advies!  

Wil jij nog meer weten over veilig werken, Microsoft 365 of het nieuwe werken? Onze experts maken jou wegwijs in de wereld van IT met trainingen, workshops en het juiste dienstenpakket op maat! 

 

Back to work

Back to work

Dag zomer!

De zomervakantie loopt alweer bijna op zijn einde. Buiten lijkt het wel herfst. Je uitgepakte koffers wachten geduldig op de wintersport en het lekkere bruine kleurtje dat je zorgvuldig had opgebouwd begint al langzaam te verdwijnen. De kids gaan weer naar school en jij zit straks ook weer braaf achter je bureau. Verlang je nu alweer terug naar je heerlijke vakantie?

Of sta je net als wij in de startblokken om de laatste maanden van het jaar een Verstappen-achtige inhaalrace te maken? De vlag is omlaag, de motoren brullen. Wij zijn er klaar voor!  Jij ook? 

Het nieuwe werken: hoe soepel gaat het?

De pandemie heeft onze manier van werken in een razend tempo veranderd. Maar is dat voor sommigen niet een beetje te snel gegaan? Wij merken dagelijks dat lang niet iedereen het maximale uit Teams, SharePoint en andere mooie features haalt die Microsoft 365 te bieden heeft. Dingen die je leven op kantoor (en thuis natuurlijk) zoveel sneller, leuker en makkelijker maken! 

Cybercriminaliteit  is verdubbeld

Daarnaast heeft dat nare virus nog een vervelend bijverschijnsel: Mensen die het niet al te nauw nemen met de wet hebben hun activiteiten massaal naar het Wereldwijde Web verhuisd. Je hoeft de krant maar open te slaan en de cyberaanvallen vliegen je letterlijk om de oren. Zie ook mijn vorige blog over veilig werken. 

Training & workshops

Voor ons dus reden genoeg om deze nazomer al te beginnen met het trainen en coachen van onze klanten. Wij maken zelfs de grootste digibeet vaardig op het gebied van veilig werken, Teams en agendabeheer in Outlook. Ook voor het management valt er genoeg te leren. Want hoe richt je jouw perfecte SharePoint-omgeving in? Hoe zorg je voor de juiste werkstructuur en toegankelijkheid? Zomaar een greep uit de onderwerpen die aan bod zullen komen.

IT begrijpelijk maken voor iedereen, dat is onze missie

Veel mensen vinden IT-ers nerds en computers saai. Voor die mensen kan ik alleen maar zeggen: Klopt. Allebei. Zie IT dan maar als de Belastingdienst: Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. En dat is precies waar IT voor bedoeld is. Onze uitdaging is dan ook niet om IT leuk, maar begrijpelijk voor iedereen te maken. Want IT kan pas voor je werken als je weet hoe het werkt. Zo simpel is het.

Gratis training. Ook voor niet klanten.

Weet je wat het mooie is? Wij hebben de komende maanden nog een paar plekken vrij in onze agenda en komen graag bij jou langs om jouw medewerkers of collega’s een leuke, leerzame en vooral: gratis training te geven. Dus ook als je (nog) geen klant bent. En ook als je bedrijf in Klazienaveen ligt. 

Pakken dus die kans.

Wij zeggen altijd: save the best for last. De zomer is misschien bijna voorbij, maar het najaar biedt nieuwe kansen. Tijd om die kansen met beide, of in elk geval met één hand te grijpen. Die andere hand krijg je van ons.  

 Inschrijven kan tot en met 30 september op onze vernieuwde website

 

10 Tips voor veilig (thuis) werken

10 Tips voor veilig (thuis) werken

    

10 tips voor veilig (thuis) werken 

Je hoeft de krant maar open te slaan of je favoriete nieuwssite aan te klikken: Bijna elke dag verschijnt er wel een artikel over een data-lek, een grootschalige hack of een vijandige overname. Het is een blijvende trend die door de coronacrisis in een stroomversnelling is geraakt: Cybercriminaliteit is bezig aan een enorme en onstuitbare opmars.  

En niet alleen grote bedrijven of overheidsinstellingen zijn het slachtoffer.Ook voor kleinere ondernemers ligt gevaar op de loer. Soms is een hack onvermijdelijk, maar het overgrote deel is te voorkomen. Daarom onze geven wij in dit Blog tien tips voor veilig (thuis) werken.  

 

Tip 1: Veilig Emailgebruik

Gebruik je zakelijke emailadres alleen voor zakelijke doeleinden. Zorg dat je netwerkbeheerder een goed spamfilter installeert voor al jouw medewerkers. Maak een apart mailadres aan voor nieuwsbrieven, reclame of prijsvragen. Klik nooit op ongewenste e-mail of op hun bijlagen, ook niet als het van een legitiem bedrijf lijkt te zijn.  

Tip 2: Back-up 

Als je met Microsoft 365 werkt worden er automatisch back-ups van al jouw bestanden gemaakt. Deze back-ups zijn helaas niet altijd even up to date en lastig te achterhalen. Daarom is het is verstandig om een extra back-up, bijvoorbeeld bij Datto, onder te brengen.  

Tip 3: Pas op met downloads

Zorg ervoor dat uw medewerkers altijd over de juiste software en applicaties beschikken, en laat ze in geen geval op eigen houtje dingen van het internet downloaden. Vraag uw IT-beheerder om dit voor u te doen.  

 

Tip 4: Kies sterke wachtwoorden

Wachtwoorden. Tegenwoordig heb je overal wachtwoorden voor nodig. Van de webshop tot je email, van je telefoon tot je Social Media accounts. Uit angst om ze te vergeten zijn er nog miljoenen mensen die veel te makkelijke wachtwoorden op teveel verschillende plekken gebruiken.  

Kies sterke en vooral verschillende wachtwoorden. Een goed wachtwoord is makkelijk te onthouden, maar lastig te kraken. Gebruik cijfers, hoofdletters, speciale tekens en minimaal 8 karakters. Wissel op zijn minst twee keer per jaar van wachtwoord en gebruik een wachtwoordenkluis. 

  

Tip 5: Gebruik MFA 

Gebruik altijd MFA, of Multi-Factor Authenticatie. Dat betekent dat je om in te loggen altijd bijvoorbeeld je werktelefoon en werklaptop nodig hebt om bij je gegevens te kunnen. Misschien duurt het iets langer voordat je aan het werk kunt, maar beter dat dan je gegevens kwijtraken! 

 

Tip 6: Update op tijd! 

“Nee, niet weer een update!”  Je kent het wel: Je zit midden in een belangrijk document en opeens zie je dat je een software update hebt. Het is dan superverleidelijk om je update uit te stellen tot een later moment.  

Vergeet niet dat er bij een update vaak handige nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. En niet alleen dat: Er worden ook extra beveiligingsmaatregelen doorgevoerd door softwareontwikkelaars die continu bezig zijn om hun producten te verbeteren. Wij voeren bij al onze klanten automatisch updates uit op alle geregistreerde apparaten zodat jij veilig kan doorwerken.  

 

Tip 7: Beveilig je netwerk

Cybercriminelen kunnen zich toegang verschaffen via jouw netwerk. Beveilig routers en Firewalls en verander jouw zakelijke en privé Wi-Fi wachtwoord minimaal twee keer per jaar. Er zijn meer mensen die uw Wi-Fi wachtwoord kennen dan u denkt. Bijvoorbeeld als kennissen van medewerkers langskomen en even van het internet gebruik willen maken. Of ex-personeel met kwade bedoelingen dat toegang wil in jouw systeem.  

  

Tip 8: Beveilig jouw devices

Geloof het of niet: Er zijn genoeg mensen die geen zin hebben om hun laptop of ander device te beveiligen met een wachtwoord. Je begrijpt dat dit absoluut onwenselijk en ontzettend gevaarlijk is. Jouw laptop of IPad in de trein laten liggen na een vermoeiende meeting kan iedereen overkomen. Met alle gevolgen van dien! 

  

Tip 9: Gebruik SharePoint 

Werk in SharePoint. Met SharePoint werk je niet alleen super efficiënt, ook deel je veilig al je bestanden met medewerkers die toegang hebben. Maak een aparte SharePoint Site voor bijvoorbeeld HRM, zodat persoonsgegevens en kopieën van ID-bewijzen niet voor iedereen binnen het bedrijf toegankelijk zijn.  

Microsoft bewaart steeds de nieuwste versies van alle bestanden veilig in de Cloud. Wij adviseren onze klanten altijd MS 365 Business Premium omdat daar het meest uitgebreide beveiligingspakket wordt meegeleverd. Nog geen Business Premium? Neem dan contact op met  

Tip 10: HTTPS:// 

Vraag jouw websitebeheerder om een beveiligde website die begint met https, dit betekent dat het verkeer tussen de website en de bezoeker wordt versleuteld en gegevens worden beveiligd. Ook kunnen delen, zoals teksten en andere copyrightgevoelige informatie van de website, niet gekopieerd worden door jouw collega's.  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

 

 

 

Breng vóór migratie naar SharePoint je data op orde

Breng vóór migratie naar SharePoint je data op orde

In de cloud is al heel veel mogelijk, maar het is natuurlijk geen toverformule. Dat geldt ook voor het gebruik van Office 365 en SharePoint. Het is geen kwestie van plug & play en al helemaal niet als je bestaande data een rommeltje is. Voordat je dus kunt profiteren van efficiënter samenwerken en bijvoorbeeld koppelingen met Dynamics 365 moet je er toch echt even goed voor gaan zitten.

Opstartproblemen en trage ‘adoptie’

Vergelijk het met je privé administratie. Om daar lijn in te krijgen, kun je ook de mooiste opbergsystemen en ordners aanschaffen, maar dat heeft geen nut als je die vervolgens ook weer ongestructureerd met paperassen vult. Een heldere mappenstructuur waar iedereen zijn weg in kan vinden is in de praktijk echter eerder uitzondering dan regel. Om teleurstellingen te voorkomen in de vorm van opstartproblemen en een trage adoptie door jouw medewerkers, raden we iedereen aan om minimaal twee weken voor de migratie een grote dataschoonmaak te houden. Bij het structureren van jouw data kunnen wij hooguit adviseren. Jij weet immers als geen ander hoe die eruit zou moeten zien en hoe processen precies lopen.

Hybride trainingen’

Daarnaast verschillen datastructuren per bedrijf en zelfs per branche. Is jouw bestaande data eenmaal op orde, dan kan de migratie heel snel verlopen. Om jouw gebruikers vervolgens zo snel mogelijk wegwijs te maken in de vele functionaliteiten van SharePoint, zorgen wij voor een training door gecertificeerde opleiders. Die trainingen hebben een hybride karakter en zijn waar nodig klassikaal en waar mogelijk online. Om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers SharePoint zo snel mogelijk volledig omarmen, wordt die ‘adoptie’ door ons gemonitord.

Vinger aan de pols

Dat doen we zowel met periodieke voortgangsbezoeken als online, door bijvoorbeeld het aantal gestuurde bijlagen in de gaten te houden. Als dat aantal niet omlaag gaat, blijft die adoptie waarschijnlijk achter. Dat kan onder meer als oorzaak hebben dat er altijd weerstand bestaat tegen verandering. Vaak zie je dat bepaalde gebruikers al snel teruggrijpen naar de oude werkwijze. Maar als je thuis een professionele cirkelzaag hebt liggen, ga je toch ook niet met een handzaag staan ploeteren? Dat is om meerdere redenen zonde, omdat de voordelen dan deels onbenut blijven terwijl je licentiekosten volledig doorlopen.

Asset management

Dat kan flink oplopen, te meer omdat er in bedrijven al snel vele tientallen applicaties actief zijn met vaak honderden gebruikers. Om licentiekosten in bedwang te houden, en waar mogelijk te beperken door het aantal licenties per applicatie of het aantal applicaties zelf af te bouwen, krijgen we steeds vaker de vraag of wij die taak op ons willen nemen. Misschien is deze vorm van licentiebeheer en asset management door Utilis ook wel iets voor jou. Heb je dus plannen richting de cloud of kun je wel wat hulp gebruiken bij licentiebeheer? Neem dan zeker eens contact met ons via 020 717 3137 of [email protected].

Komt jouw ex-werknemer nog ongewenst ‘op bezoek’?

Komt jouw ex-werknemer nog ongewenst ‘op bezoek’?

Scheiden doet lijden, dat weten we allemaal. Maar je kunt het jezelf ook onnodig moeilijk maken. Het overkwam kaartjesverkoper Songkick nadat een werknemer de overstap maakte naar concurrent Ticketmaster en jarenlang met oude wachtwoorden informatie kon misbruiken om klanten van zijn oude werkgever af te pakken. Afscheid nemen gaat dus verder dan de sleutel van het pand en leaseauto innemen. Dit kun je met lifecycle management voorkomen.

Ogenschijnlijk onschuldig

Geluk bij een ongeluk is dat Ticketmaster een boete van 10 miljoen dollar moest betalen aan de gedupeerde concurrent. Maar zo wil je natuurlijk niet aan je geld komen. Te meer omdat de schade waarschijnlijk groter was. Een ongeluk kan ook hier trouwens in een klein en onopgemerkt hoekje zitten, want ook via een ogenschijnlijk onschuldig account op een zakelijke Facebookpagina kan een gefrustreerde voormalige werknemer zijn gram halen. En neem van ons aan dat het je uren kan kosten om voor één werknemer alle accounts en wachtwoorden ongedaan te maken. Dat mag echter geen reden zijn om dan maar niets aan lifecycle management te (laten) doen.

Grip op wildgroei aan applicaties

Wij zijn er in een breder verband van overtuigd dat de meeste werkgevers sowieso geen idee hebben welke applicaties en licenties hun medewerkers allemaal hebben lopen en waar ze allemaal toegang toe hebben. Dat betekent in de praktijk ook dat er veel onnodige en geheel of gedeeltelijk ongebruikte software is aangeschaft, al dan niet in de vorm van een abonnementje, waar je als werkgever dik voor betaalt. Met asset management, hetzij in-house hetzij uitbesteed, krijg je hier (weer) grip op en voorkom je dat er geld uit je bedrijf wegsijpelt. Te meer omdat je op die manier ook het adoptieproces wat applicaties die je wel wilt, kunt versnellen.

End user device management

In het verlengde van lifecycle magagement verdient ook end user device management aandacht in jouw bedrijf. Zeker met het vele thuiswerken en de veelheid van apparaten waarop gewerkt wordt. Die moeten allemaal goed beveiligd zijn en hebben net als je desktop of laptop goede en regelmatige (beveiligings)updates nodig. Om hier controle op te krijgen en te houden moeten configuratiedata, zoals user accounts en bijbehorende gegevens, individueel worden vastgelegd en blijvend worden gemonitord. Hierbij kun je gebruik maken van een tool als Microsoft EMS (Enterprise Mobility + Security) of een externe partij inschakelen die alles voor je regelt.

Wil jij meer weten over lifecycle management, asset management en/of end user device management of één van onze andere diensten? Dan kun je ons bereiken op 020 717 3137 of [email protected].

Oude pc’s of laptops ‘reanimeren’ met CloudReady: do or don’t?

Oude pc’s of laptops ‘reanimeren’ met CloudReady: do or don’t?

Je verouderde en misschien al afgeschreven pc, laptop, Chromebook of Mac een nieuw leven geven en misschien nog wel sneller maken dan hij ooit is geweest. En dat nog bijna gratis ook. Dat klinkt te mooi om waar te zijn. Toch is het al een paar jaar mogelijk met CloudReady van Neverware. Dat is goed nieuws voor bijvoorbeeld stichtingen en onderwijs, maar ook in toenemende mate voor bedrijven.

Een tweede leven voor oude apparaten

Dat CloudReady juist nu in opkomst is, heeft alles te maken met het feit dat het Amerikaanse bedrijf onlangs is overgenomen door niemand minder dan Google. Dat is geen toeval, want CloudReady draait op Chromium OS, de opensource-versie van Google’s eigen Chrome OS besturingssysteem. De overname heeft onder andere als voordeel dat gebruikers van CloudReady meer en betere support en updates mogen verwachten. Chrome OS is veel ‘lichter’ (gebruikt veel minder capaciteit) dan Windows en daarom een prima manier om oude apparaten met een te ‘zwaar’ besturingssysteem, of een besturingssysteem dat niet meer wordt ondersteund, een tweede leven te geven.

Kanttekeningen

Om die reden kun je dus naast Windows-computers ook een oude Chromebook of Mac ‘upcyclen’. Zoals altijd zijn er ook enkele kanttekeningen. Zo heet het niet voor niets Cloud Ready en is het vooral bedoeld voor mensen, waaronder veel thuiswerkers, die veel in de cloud actief zijn. Zware toepassingen, zoals beeld- en videobewerking, zijn minder geschikt. Ook moeten de devices niet te oud zijn. Een jaar of tien is wel ongeveer de limit. We hebben bij Utilis de proef op de som genomen en enkele laptops in een paar minuten tijd, gewoon vanaf een USB-stick, tot Chromebook omgetoverd. Voor genoemde lichtere toepassingen werken we nu veel goedkoper en minstens zo snel.

Stichtingen en onderwijs

Veel liefdadigheidsorganisaties en andere stichtingen maken al gebruik van speciale, goedkopere licenties van Microsoft. De financiële voordelen van upgraden met CloudReady komen daar dus bovenop. En gelukkig voor hen draait Office 365 tegenwoordig ook prima onder Chrome OS. Voor gebruik in het onderwijs is CloudReady naast webapps tevens geschikt voor VDI (Virtual Desktop Infrastructure) of bureaubladvirtualisatie. Deze blog is overigens geen promotie van Chrome of Google, want we werken nog altijd het meest met Microsoft en blijven dat doen. We gaan echter ook met onze tijd en nieuwe mogelijkheden mee. Zeker als we daarmee voor jouw organisatie besparingen kunnen realiseren.

Wil jij weten of CloudReady voor jouw bedrijf of organisatie inpasbaar is? Of wil je meer weten over onze dienstverlening in het algemeen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 020 717 3137 of [email protected].