Utilis | Making IT better

Making IT work

Blog

Lees je slim met ons blog

Breng vóór migratie naar SharePoint je data op orde

Breng vóór migratie naar SharePoint je data op orde

In de cloud is al heel veel mogelijk, maar het is natuurlijk geen toverformule. Dat geldt ook voor het gebruik van Office 365 en SharePoint. Het is geen kwestie van plug & play en al helemaal niet als je bestaande data een rommeltje is. Voordat je dus kunt profiteren van efficiënter samenwerken en bijvoorbeeld koppelingen met Dynamics 365 moet je er toch echt even goed voor gaan zitten.

Opstartproblemen en trage ‘adoptie’

Vergelijk het met je privé administratie. Om daar lijn in te krijgen, kun je ook de mooiste opbergsystemen en ordners aanschaffen, maar dat heeft geen nut als je die vervolgens ook weer ongestructureerd met paperassen vult. Een heldere mappenstructuur waar iedereen zijn weg in kan vinden is in de praktijk echter eerder uitzondering dan regel. Om teleurstellingen te voorkomen in de vorm van opstartproblemen en een trage adoptie door jouw medewerkers, raden we iedereen aan om minimaal twee weken voor de migratie een grote dataschoonmaak te houden. Bij het structureren van jouw data kunnen wij hooguit adviseren. Jij weet immers als geen ander hoe die eruit zou moeten zien en hoe processen precies lopen.

Hybride trainingen’

Daarnaast verschillen datastructuren per bedrijf en zelfs per branche. Is jouw bestaande data eenmaal op orde, dan kan de migratie heel snel verlopen. Om jouw gebruikers vervolgens zo snel mogelijk wegwijs te maken in de vele functionaliteiten van SharePoint, zorgen wij voor een training door gecertificeerde opleiders. Die trainingen hebben een hybride karakter en zijn waar nodig klassikaal en waar mogelijk online. Om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers SharePoint zo snel mogelijk volledig omarmen, wordt die ‘adoptie’ door ons gemonitord.

Vinger aan de pols

Dat doen we zowel met periodieke voortgangsbezoeken als online, door bijvoorbeeld het aantal gestuurde bijlagen in de gaten te houden. Als dat aantal niet omlaag gaat, blijft die adoptie waarschijnlijk achter. Dat kan onder meer als oorzaak hebben dat er altijd weerstand bestaat tegen verandering. Vaak zie je dat bepaalde gebruikers al snel teruggrijpen naar de oude werkwijze. Maar als je thuis een professionele cirkelzaag hebt liggen, ga je toch ook niet met een handzaag staan ploeteren? Dat is om meerdere redenen zonde, omdat de voordelen dan deels onbenut blijven terwijl je licentiekosten volledig doorlopen.

Asset management

Dat kan flink oplopen, te meer omdat er in bedrijven al snel vele tientallen applicaties actief zijn met vaak honderden gebruikers. Om licentiekosten in bedwang te houden, en waar mogelijk te beperken door het aantal licenties per applicatie of het aantal applicaties zelf af te bouwen, krijgen we steeds vaker de vraag of wij die taak op ons willen nemen. Misschien is deze vorm van licentiebeheer en asset management door Utilis ook wel iets voor jou. Heb je dus plannen richting de cloud of kun je wel wat hulp gebruiken bij licentiebeheer? Neem dan zeker eens contact met ons via 020 717 3137 of [email protected].

Komt jouw ex-werknemer nog ongewenst ‘op bezoek’?

Komt jouw ex-werknemer nog ongewenst ‘op bezoek’?

Scheiden doet lijden, dat weten we allemaal. Maar je kunt het jezelf ook onnodig moeilijk maken. Het overkwam kaartjesverkoper Songkick nadat een werknemer de overstap maakte naar concurrent Ticketmaster en jarenlang met oude wachtwoorden informatie kon misbruiken om klanten van zijn oude werkgever af te pakken. Afscheid nemen gaat dus verder dan de sleutel van het pand en leaseauto innemen. Dit kun je met lifecycle management voorkomen.

Ogenschijnlijk onschuldig

Geluk bij een ongeluk is dat Ticketmaster een boete van 10 miljoen dollar moest betalen aan de gedupeerde concurrent. Maar zo wil je natuurlijk niet aan je geld komen. Te meer omdat de schade waarschijnlijk groter was. Een ongeluk kan ook hier trouwens in een klein en onopgemerkt hoekje zitten, want ook via een ogenschijnlijk onschuldig account op een zakelijke Facebookpagina kan een gefrustreerde voormalige werknemer zijn gram halen. En neem van ons aan dat het je uren kan kosten om voor één werknemer alle accounts en wachtwoorden ongedaan te maken. Dat mag echter geen reden zijn om dan maar niets aan lifecycle management te (laten) doen.

Grip op wildgroei aan applicaties

Wij zijn er in een breder verband van overtuigd dat de meeste werkgevers sowieso geen idee hebben welke applicaties en licenties hun medewerkers allemaal hebben lopen en waar ze allemaal toegang toe hebben. Dat betekent in de praktijk ook dat er veel onnodige en geheel of gedeeltelijk ongebruikte software is aangeschaft, al dan niet in de vorm van een abonnementje, waar je als werkgever dik voor betaalt. Met asset management, hetzij in-house hetzij uitbesteed, krijg je hier (weer) grip op en voorkom je dat er geld uit je bedrijf wegsijpelt. Te meer omdat je op die manier ook het adoptieproces wat applicaties die je wel wilt, kunt versnellen.

End user device management

In het verlengde van lifecycle magagement verdient ook end user device management aandacht in jouw bedrijf. Zeker met het vele thuiswerken en de veelheid van apparaten waarop gewerkt wordt. Die moeten allemaal goed beveiligd zijn en hebben net als je desktop of laptop goede en regelmatige (beveiligings)updates nodig. Om hier controle op te krijgen en te houden moeten configuratiedata, zoals user accounts en bijbehorende gegevens, individueel worden vastgelegd en blijvend worden gemonitord. Hierbij kun je gebruik maken van een tool als Microsoft EMS (Enterprise Mobility + Security) of een externe partij inschakelen die alles voor je regelt.

Wil jij meer weten over lifecycle management, asset management en/of end user device management of één van onze andere diensten? Dan kun je ons bereiken op 020 717 3137 of [email protected].

Oude pc’s of laptops ‘reanimeren’ met CloudReady: do or don’t?

Oude pc’s of laptops ‘reanimeren’ met CloudReady: do or don’t?

Je verouderde en misschien al afgeschreven pc, laptop, Chromebook of Mac een nieuw leven geven en misschien nog wel sneller maken dan hij ooit is geweest. En dat nog bijna gratis ook. Dat klinkt te mooi om waar te zijn. Toch is het al een paar jaar mogelijk met CloudReady van Neverware. Dat is goed nieuws voor bijvoorbeeld stichtingen en onderwijs, maar ook in toenemende mate voor bedrijven.

Een tweede leven voor oude apparaten

Dat CloudReady juist nu in opkomst is, heeft alles te maken met het feit dat het Amerikaanse bedrijf onlangs is overgenomen door niemand minder dan Google. Dat is geen toeval, want CloudReady draait op Chromium OS, de opensource-versie van Google’s eigen Chrome OS besturingssysteem. De overname heeft onder andere als voordeel dat gebruikers van CloudReady meer en betere support en updates mogen verwachten. Chrome OS is veel ‘lichter’ (gebruikt veel minder capaciteit) dan Windows en daarom een prima manier om oude apparaten met een te ‘zwaar’ besturingssysteem, of een besturingssysteem dat niet meer wordt ondersteund, een tweede leven te geven.

Kanttekeningen

Om die reden kun je dus naast Windows-computers ook een oude Chromebook of Mac ‘upcyclen’. Zoals altijd zijn er ook enkele kanttekeningen. Zo heet het niet voor niets Cloud Ready en is het vooral bedoeld voor mensen, waaronder veel thuiswerkers, die veel in de cloud actief zijn. Zware toepassingen, zoals beeld- en videobewerking, zijn minder geschikt. Ook moeten de devices niet te oud zijn. Een jaar of tien is wel ongeveer de limit. We hebben bij Utilis de proef op de som genomen en enkele laptops in een paar minuten tijd, gewoon vanaf een USB-stick, tot Chromebook omgetoverd. Voor genoemde lichtere toepassingen werken we nu veel goedkoper en minstens zo snel.

Stichtingen en onderwijs

Veel liefdadigheidsorganisaties en andere stichtingen maken al gebruik van speciale, goedkopere licenties van Microsoft. De financiële voordelen van upgraden met CloudReady komen daar dus bovenop. En gelukkig voor hen draait Office 365 tegenwoordig ook prima onder Chrome OS. Voor gebruik in het onderwijs is CloudReady naast webapps tevens geschikt voor VDI (Virtual Desktop Infrastructure) of bureaubladvirtualisatie. Deze blog is overigens geen promotie van Chrome of Google, want we werken nog altijd het meest met Microsoft en blijven dat doen. We gaan echter ook met onze tijd en nieuwe mogelijkheden mee. Zeker als we daarmee voor jouw organisatie besparingen kunnen realiseren.

Wil jij weten of CloudReady voor jouw bedrijf of organisatie inpasbaar is? Of wil je meer weten over onze dienstverlening in het algemeen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 020 717 3137 of [email protected].

‘The show must go on’, ook bij een calamiteit

‘The show must go on’, ook bij een calamiteit

Een overgrote meerderheid van bedrijven werkt met back-ups. Helemaal top. Een eveneens overgrote meerderheid heeft echter geen idee wat precies te doen als zo’n back-up nodig is. Vergelijk het met een reservesleutel van je fiets of auto. Je weet dat je hem ergens hebt, maar waar ook alweer? En als hij in een afgesloten lade ligt, heb je die sleutel dan wel bij de hand? En wat nou als de ‘fiets’ zelf kapot is?

Business Continuity & Disaster Recovery

Als het bij iets simpels als een reservesleutel al mis kan gaan, dan geldt dat natuurlijk al helemaal voor bedrijfsdata en complete IT-omgevingen. Zeker als die hybride zijn, dus een mix van on-premise en cloud. Hoe complex Business Continuity & Disaster Recovery (BCDR) is, blijkt wel uit de vele bijbehorende technische termen. We doen een greep: storage- en hypervisoronafhankelijkheid, applicatieconsistentie, failover en failback, RPO, RTO, DRaaS, pre- en post-recovery scripts, automatische IP-aanpassing en misschien wel de mooiste: granulaire recovery (wat overigens niks te maken heeft met de bekende graszaden waar we brood van bakken).

‘Schijncontinuïteit’

Die termen mag je grotendeels vergeten, maar het geeft in elk geval wel aan dat het ‘hebben’ van een back-up op zichzelf niet meer is dan een soort ‘schijncontinuïteit’. Daar komt bij dat back-ups in de praktijk vaak niet gecontroleerd zijn. Zo kan het gebeuren dat tijdens een back-up niet alle ‘subsets’ van de data worden gekopieerd. Als de data al up-to-date zijn. Verder bevatten veel back-ups alleen de gegevens die aanwezig zijn op de centrale bestands- en applicatieserver. Een deel van de cruciale bedrijfsinformatie is echter opgeslagen op desktop-pc’s, laptops, smartphones en tablets die bijvoorbeeld bij een brand verloren kunnen gaan.

Binnen een jaar failliet

Tot slot zijn ook procedures vaak niet up-to-date, juist in hybride omgevingen, waarin on-premise en cloud door elkaar heen worden gebruikt. De gevolgen van schijncontinuïteit kunnen, in tegenstelling tot het fietsvoorbeeld, zeer verstrekkend zijn. Maar liefst 90% van de bedrijven die langer dan zeven dagen downtime ervaren, gaan namelijk binnen een jaar failliet! En denk niet te snel ‘Dat overkomt mij niet’, want downtime kent vele oorzaken en wordt slechts in enkele gevallen veroorzaakt door een calamiteit zoals brand of wateroverlast. Veel vaker ligt de oorzaak in fouten in hard- en software (44 procent), zoals een gecrashte harde schijf of een switch die omvalt door een mislukte software-update. Daarnaast zijn menselijke fouten (32 procent), cybercrime en stroomstoringen regelmatig de boosdoener.

DRaaS

Omdat BCDR in de verkeerde handen in een mijnenveld verandert, nemen we jou deze zorgen graag uit handen. Sterker nog: het is, samen met security, een van onze speerpunten. Dat doen wij onder andere met de proactieve BCDR-technologie van Datto dat onder andere giganten als Google, Microsoft en Salesforce beschermt. Daarnaast implementeren we zoveel mogelijk back-ups in de cloud middels Disaster-Recovery-as-a-Service (DRaaS). Niet alleen omdat daar sowieso minder kans op calamiteiten is, maar vooral omdat iedereen bij downtime dan snel weer bij bestanden kan. Zelfs bij een brand kun je in zo’n geval na een bezoek aan Coolblue met wat nieuwe laptops en eventuele huur van kantoorruimte in veel gevallen snel weer verder.

Virtueel verder werken

Omdat niet alleen je data, maar ook (een deel van) je server(s) de geest kunnen geven (zeg maar de ‘fiets’ uit de eerdere vergelijking), maakt Datto ook continu snapshots van je complete serveromgeving en kun je vaak binnen enkele uren op een virtuele server verder werken. Zonder de noodzaak om alles opnieuw te installeren en configureren. Wil jij liever niets aan het toeval of pech overlaten, neem dan vrijblijvend contact met ons op via 020 717 3137 of [email protected].

‘Insider threats’: van je collega’s moet je het maar hebben!

‘Insider threats’: van je collega’s moet je het maar hebben!

Je weet het vast nog wel, die Tesla-medewerker die een miljoen aan bitcoins kon krijgen als hij ransomware bij zijn werkgever zou installeren. Minder bekend is de monteur van KPN die een onbeveiligde laptop met gevoelige informatie bij een klant achterliet en nooit meer ophaalde. KPN zag zich genoodzaakt het datalek bij de AP te melden. Volgens onderzoek is dit soort ‘insider threats’ zelfs schering en inslag. Kortom: de hoogste tijd voor een ‘heads-up’.

Ontevreden medewerkers

Vooral bij ontevreden collega’s is het oppassen geblazen. Het komt nogal eens voor dat zo iemand uit rancune, kort voor het beëindigen van zijn dienstverband, gevoelige informatie meeneemt en bijvoorbeeld doorsluist naar zijn volgende werkgever. Niet zelden is dat een concurrent van zijn ex-werkgever. Werkgevers bieden hun medewerkers via een veelheid van platforms directe toegang tot van alles en nog wat. Met het vele thuiswerken in de crisis is dat alleen maar toegenomen. En thuis voel je je als medewerker ook nog eens minder gecontroleerd. Volgens recent onderzoek heeft meer dan 50% van alle bedrijven het afgelopen jaar te maken gehad met een incident afkomstig uit de eigen organisatie.

Symptomen herkennen

Een aanzienlijk deel van het datamisbruik heeft trouwens betrekking op inbreuk op het intellectuele eigendom van bedrijf. Hoewel niet uitputtend, zijn er bepaalde signalen of symptomen die kunnen duiden op mogelijke diefstal of manipulatie van bedrijfsgegevens door een insider, zoals:

  • Pogingen om toegang te krijgen tot informatie die niet bij iemands functie hoort
  • Gevoelige informatie mailen naar een persoonlijk account
  • Downloaden van grote hoeveelheden data naar externe schijven
  • Pogingen om systeemlogs te wijzigen
  • Afname in productiviteit van medewerker
  • Toename van activiteiten in mappen met gevoelige informatie
  • Een medewerker is vaak buiten kantooruren aanwezig
  • Negatief taalgebruik in elektronische communicatie en het vertonen van ontevreden gedrag door een medewerker

Maatregelen

Er zijn allerlei maatregelen die gezamenlijk het risico kunnen beperken om slachtoffer te worden van datadiefstal of een datalek. Denk hierbij aan:

  • Risk assessment. Categoriseer het belang van de verschillende datasoorten binnen je bedrijf en onderzoek wat er gebeurt als je die data verliest. Hoe waardevoller je data is, hoe strenger de controle.
  • Minimale privileges. Onderzoek wie er momenteel toegang heeft tot data en wie er toegang zouden mogen hebben. Beperk vervolgens de toegang volgens het minimale privileges-model.
  • Security analytics, waarmee je afwijkend gedrag kunt detecteren.
  • Trainingen geven en bewustzijn creëren.
  • Proactieve monitoring en rapportage met behulp van compliance and retention labelling in Microsoft Office 365 om verdacht en ongeautoriseerde wijziging, verwijdering en verplaatsing van gegevens te identificeren.
  • Implementeren van hoogwaardige data loss protection software.
  • Log management en root cause analysis. Dit is minder geschikt voor cloudapplicaties, omdat veel van deze apps slechts beperkte logs hebben en providers nauwelijks bereid zijn om jou toegang toe te geven vanwege multi-tenancy aspecten.

Is het fenomeen ‘insider threat’ helemaal nieuw voor je? Heb je ontevreden collega’s rondlopen of zijn insider threats sowieso niet ondenkbaar in jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 020 717 3137 of [email protected].

Kleine bedrijven als doelwit van hackers: size doesn’t matter!

Kleine bedrijven als doelwit van hackers: size doesn’t matter!

Heb jij een kleine onderneming en denk je dat cybercriminelen jou niet interessant genoeg vinden, dan hebben we slecht nieuws voor je. Of eigenlijk de media, getuige koppen als ‘Kleine mkb-ondernemer ook doelwit hacker’ en ‘Geen enkel bedrijf ontsnapt aan cybercriminelen’. In cybercriminaliteit gaat inmiddels meer geld om dan in drugshandel en dat geld wordt niet alleen ‘opgehaald’ bij de grote jongens, maar ook door ‘digitale tasjesdieven’.

Inloggegevens semi-openbaar

Een van die grote jongens, Tesla, was onlangs nog in het nieuws toen bleek dat criminelen hadden geprobeerd een medewerker van een Tesla-fabriek malware te laten installeren op het bedrijfsnetwerk in ruil voor een miljoen dollar. Dat soort fratsen zullen digitale schurken bij jou en ons niet kunnen uithalen, maar op andere manieren wel. Om te beginnen loggen we allemaal zo vaak in op Office 365, G Suite of LinkedIn dat de inloggegevens bij wijze van spreken als semi-openbaar kunnen worden beschouwd. Via één individu, ZZP’er of individueel bedrijf, hoe klein ook, heb je als hacker toegang tot een veelheid van websites, databases en applicaties.

MKB als ‘laaghangend fruit’

Daarnaast hebben ook kleine spelers allerlei aantrekkelijke bank- en creditcardgegevens waarop geaasd wordt. Tegelijkertijd kunnen die individuen of bedrijfjes wel middelgrote of grote organisaties als zakelijke relatie hebben. Bijvoorbeeld als leverancier van die grotere partij. En dan wordt het voor cybercriminelen extra interessant om jou in de gaten te houden. Bij mkb-ondernemingen komen malwareprogramma’s zoals cryptolocker (die een computer infecteert, blokkeert en vervolgens geld vraagt om deze te deblokkeren) trouwens vaker voor dan bij grote organisaties. Dat komt deels omdat het kleinere bedrijven vaak aan de software ontbreekt om deze aanvallen te detecteren, volgen en evalueren. En daarmee voor hackers ‘laaghangend fruit’ zijn.

Identity management

Ook in het bedrijfsnetwerk, on-premise of in de cloud, is het oppassen geblazen zoals we in onze vorige blog aangaven. Het voordeel dat je bij bijvoorbeeld gebruik van Office 365 alleen de ‘voordeur’ maar hoeft te beveiligen, kan tevens het nadeel zijn. Lukt het een kwaadwillende om toch binnen te komen, dan liggen er immers meteen heel veel zaken voor het grijpen. Een beveiligingsoptie die in dit verband de laatste tijd sterk aan populariteit wint, is (federated) identity management. Dit is een concept waarbij een authenticatieoplossing middels SAML organisatieoverschrijdend kan worden gebruikt. SAML staat voor Security Assertion Markup Language en is een communicatieprotocol om berichten met beveiligingsinformatie uit te wisselen.

Security Assertion Markup Language (SAML)

Met SAML-authenticatie is het mogelijk om via het internet (buiten het bedrijfsnetwerk) op een veilige manier toegang te krijgen tot verschillende bedrijfsapplicaties, zonder dat je iedere keer opnieuw hoeft in te loggen. Hierbij is de service provider (SP) de partij die een gebruiker toegang biedt tot beveiligde content en de identity provider (IdP) de partij die de identiteiten van de gebruikers opslaat en beheert. Dit kan een clouddienst zijn, zoals Salesforce.com of Microsoft Azure AD, of access management solutions, zoals Okta en OneLogin. Een gebruiker die de SP aanroept via de browser, wordt door de SP doorgestuurd worden naar de IdP met de vraag om de gebruikersidentiteit aan te tonen. Deze vraag wordt gesteld in de vorm van een SAML request. Zodra de gebruiker succesvol is ingelogd bij de IdP, zal de gebruiker door de IdP teruggestuurd worden naar de SP met de benodigde gebruikersinformatie.

Wil jij als kleine onderneming je beveiliging voor eens en voor altijd goed geregeld hebben, neem dan vrijblijvend contact met ons op via 020 717 3137 of [email protected]. En schuif het niet weer op de lange baan, want elk dag is er één!

Het ‘nieuwe normaal’ als norm voor het ‘oude normaal’

Het ‘nieuwe normaal’ als norm voor het ‘oude normaal’

Hoewel het met de komst van de tweede coronagolf nog ver weg lijkt, kan het zomaar zijn dat we binnen een half jaar weer met z’n allen naar kantoor gaan. Als het langverwachte vaccin er maar komt. Veel vormen van samenwerken en communiceren op afstand zouden dan weer de kast in kunnen. Dat lijkt ons echter een héél slecht idee en we leggen graag uit waarom.

Meer structuur in samenwerken

Als we ons dagelijkse boterhammetje ‘straks’ weer met collega’s kunnen delen, zal die groep collega’s om te beginnen kleiner zijn dan voorheen. Veel bedrijven hebben namelijk met onverwachte ‘hulp’ uit de Chinese stad Wuhan het thuiswerken definitief omarmd. Alleen al om die reden zullen tools als Teams, Google Meet en SharePoint in de lucht moeten blijven. Deze en andere tools hebben echter niet alleen een boost gegeven aan efficiënt communiceren, maar hebben tegelijkertijd voor veel meer structuur gezorgd in dagelijks samenwerken. Zowel intern als extern.

Gekkenwerk

Veel bedrijven, waar wij ons zelf ook onder scharen, hebben bijvoorbeeld veel baat bij een daily scrum of stand-up. Zie dat bij middelgrote en grote organisaties maar eens fysiek op kantoor te organiseren. Het wordt al helemaal gekkenwerk om dat dagelijks ook nog eens per afdeling, project- of werkgroep of ander channel te doen. Met Teams en andere tools is dat echter een koud kunstje. Hetzelfde geldt voor het realtime delen van documenten en het monitoren van de voortgang van allerlei projecten en taken. Dat gaat veel sneller dan ergens met z’n allen fysiek afspreken en ieder zijn zegje laten doen, daar weer een verslag van maken en rondsturen.

Remember Darwin

Door ook na de ‘reboarding’ zoveel mogelijk online en realtime te blijven samenwerken implementeer je in feite de voordelen van telewerken in het ‘oude’ werken. En implementeer je bij de terugkeer naar kantoor in feite een vorm van continu verbeteren! Zoals Darwin al zei: ‘It is not the strongest species that survives, nor the most intelligent. It is the one that is most adaptable to change’. In het kader van verbeteren wijzen we je graag nog even op een andere, handige efficiency tool, namelijk spraakherkennings- of speech-to-text software. In WhatsApp hoef je hierdoor al een tijdje geen teksten meer in te tikken.

Tutorial

Het enige wat je hoeft te doen is de Microsoft Office app installeren. Met Word Dictation kun je je boodschap inspreken waarna deze automatisch in een tekstbestandje wordt omgezet. Superhandig als je veel teksten moet produceren, maar ook als je onderweg bent en even je laptop niet bij de hand hebt. Omdat we ook zelf dagelijks de vele voordelen van het ‘nieuwe normaal’ ervaren, spelen we met de gedachte om binnenkort speciaal voor jou een tutorial op te zetten. Houd je mailbox dus in de gaten!

Heb je de vorige blog over efficiënter en goed beveiligd op afstand werken gemist? Lees hem dan hier alsnóg.

Thuiswerken: haal eruit wat erin zit. En dat is veel!

Thuiswerken: haal eruit wat erin zit. En dat is veel!

Volgens recent onderzoek is het aantal Nederlanders dat vaker wil thuiswerken sinds het begin van de crisis bijna verdubbeld. Zaken als beeldbellen, daily scrums, digitale prikborden en zelfs thuiswerkprotocollen zijn inmiddels heel gewoon. Dat is in meerdere opzichten goed nieuws en niet alleen voor het milieu. Veel oplossingen voor telewerken zijn namelijk zeer effectief, maar er zijn zeker nog verbeterpunten. Beveiliging is daar één van.

Liever geen VPN

Omdat er al heel veel over beveiliging wordt gezegd en geschreven, en om jouw aandacht nog even vast te houden, willen we hier kort over zijn. Waar veel bedrijven nog steeds met een vorm van VPN werken, raden wij dat toch af. Het is niet alleen vrij ouderwets, maar vraagt ook veel tijd en administratie. Met cloudoplossingen heb je daar geen last van, terwijl ze minstens zo goed – en snel – te beveiligen zijn. Als je bijvoorbeeld werkt met Office 365, in feite een SaaS-oplossing, dan is het een kwestie van inloggen en er gaat een wereld aan mogelijkheden voor je open. Wel even twee- of meerstapsverificatie instellen, maar dat is het dan ook.

Onmisbare tools

Dat hoeft trouwens niet per se via bijvoorbeeld een sms’je maar kan tegenwoordig heel makkelijk met een YubiKey. Gebruikers toevoegen of verwijderen is al even simpel en dat geldt ook voor het budgetteren via een vast bedrag(je) per gebruiker per maand. Eerlijk gezegd kunnen we zelf nauwelijks nog zonder tools als SharePoint en Teams. Net als bij veel andere bedrijven staat Teams bij ons de hele dag ‘aan’ en is voor vrijwel alles wat we doen zowel vertrekpunt als rustpunt. Naast videobellen kun je bijvoorbeeld via een optie als scherm delen heel makkelijk dingen aan anderen uitleggen of toelichten.

Onbenutte functionaliteit

Ook de optie OneNote draait bij ons overuren. Ideetjes, actiepunten en checklists: je zet ze er zo in en iedereen kijkt mee. Je ziet bovendien realtime wie wat doet en hoe ver hij of zij ermee is. Via de channelfunctie kun je dat bovendien ook nog eens per gebruikersgroep, bijvoorbeeld per afdeling of projectgroep, bijhouden. Grote kans dat wij op deze manier blijven werken, ook als we eventueel straks allemaal weer naar kantoor mogen. Ons advies is dan ook om niet alleen meer collega’s met Office 365 te laten werken, maar iedereen ook de volledige functionaliteit te laten benutten. Of in elk geval de belangrijkste, want zelfs wij ontdekken nog bijna dagelijks nieuwe mogelijkheden!

Houd de ‘voordeur’ potdicht!

Tot slot nog een kleine waarschuwing, als het dat al is. Het voordeel dat je bij Office 365 alleen de ‘voordeur’ maar hoeft te beveiligen, kan tevens het nadeel zijn. Lukt het een kwaadwillende om toch binnen te komen, dan liggen er meteen heel veel zaken voor het grijpen. Maar ja, dat geldt ook als je thuis vergeet je voordeur in het slot te gooien. En neem van ons aan dat die een stuk makkelijker in te trappen is dan eerder genoemde digitale deur.

Alleen in de juiste handen kan ICT ‘wonderen’ verrichten

Alleen in de juiste handen kan ICT ‘wonderen’ verrichten

ICT-technologie kan heel veel, daar is iedereen het wel over eens. Ook voor de groei van jouw bedrijf is het hoogstwaarschijnlijk onmisbaar. De eindeloze mogelijkheden worden soms echter zodanig voorgesteld, dat je zelf helemaal niets meer hoeft te doen. Niets is minder waar. Het is en blijft een hulpmiddel. Eenmaal in de juiste handen, kan ICT echter zomaar een ‘groeimiddel’ en zelfs ‘wondermiddel’ worden.

Groeitips

Iedereen snapt dat zelfs de duurste en meest innovatieve technologie geen groei kan realiseren wanneer het aangeboden product of dienst in de basis niet goed is. Daarnaast kan ook technologie weinig uitrichten als de organisatie gebrekkig is, er onvoldoende budget kan worden vrijgemaakt of wanneer er – heel actueel – onvoldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is. Is aan al deze basisvoorwaarde voldaan, dan kan ICT absoluut een substantiële bijdrage leveren aan de groei van jouw bedrijf. Zeker als je de volgende adviezen opvolgt:

  • De eerste tip is niet alleen de belangrijkste, maar meteen ook de lastigste: zoek een vertrouwde IT-partner. Beslissingen worden vervolgens weliswaar genomen op basis van hun advies, maar moeten wel worden afgestemd op jouw eisen en visie voor het bedrijf in de komende maanden en jaren.
  • Maak volop gebruik van hun kennis en ervaring. Ze fungeren in wezen als een soort virtuele collega’s en vormen een verlengstuk van jouw eigen organisatie.
  • Definieer gezamenlijk een duidelijke IT-strategie die aansluit bij de overall strategie en die echt bij jouw bedrijf past. Pas hierbij de IT-oplossingen aan je bedrijf aan en niet andersom.
  • Zorg voor een goede monitoring van alle tools en processen. Dat gaat een stuk verder dan wat fraai ogende KPI’s (Key Performance Indicators) of een scherm vol Excel-bestanden en vraagt om zorgvuldig ontworpen, gedefinieerde en geplande rapportages.

Zorg er bovendien voor dat:

  • de licenties waarvoor je betaalt volledig gebruikt worden. Dit wordt ook wel Software Asset Management (SAM) genoemd. Veel bedrijven die Office 365 gebruiken, zijn vooral bekend met Outlook en Teams, en – in iets mindere mate – met SharePoint voor documentopslag. Veel andere toepassingen van Office 365 blijven echter vaak onbenut en dat is zonde. Door de zogenoemde ‘adoptie’ onder medewerkers te bevorderen, kunnen bedrijfsprocessen beter gestroomlijnd worden en nemen de productiviteit en klanttevredenheid toe.
  • Wees ook niet bang om niet te automatiseren. Dat klinkt misschien onlogisch, maar niet elk bedrijfsproces kan of moet worden geautomatiseerd.
  • Betrek je IT-partner gerust bij twijfels over bijvoorbeeld taken, offertes of projecten.

Wil je meer weten over de juiste inzet van ICT in jouw organisatie, of heb je de juiste IT-partner nog niet gevonden? Kom dan eens geheel vrijblijvend met ons praten. We zijn bereikbaar op 020 717 3137 of [email protected].

Ben ik nog niet digitaal genoeg?

Ben ik nog niet digitaal genoeg?

Eén op de drie Nederlandse bedrijven zegt de bedrijfsvoering in hoge mate of bijna volledig gedigitaliseerd te hebben. Dat zijn vooral grote bedrijven. Daarentegen geeft bijna 40 procent aan de bedrijfsvoering niet of nauwelijks te hebben gedigitaliseerd. Gelet op de vele technologische mogelijkheden die er zijn, is dat eigenlijk best veel. Maar hoe pak je dat aan en waar liggen de valkuilen?

Ben ik als bedrijf nog relevant genoeg?

De eerst vraag, namelijk ‘Moet ik mijn bedrijf ook vergaand digitaliseren?‘, is hiermee wat ons betreft in feite al beantwoord. Een belangrijk effect van digitalisering is namelijk dat er een steeds grotere kloof is tussen bedrijven die wel nieuwe technologieën adopteren en bedrijven die dat niet doen. De eerste groep weet bijvoorbeeld veel sneller wat hun klanten willen, zijn innovatiever en zien de productiviteit en kwaliteit van hun dienstverlening verbeteren. Bedrijven in de tweede groep worden in de regel naar verhouding duur, langzaam en leveren een onvolledig product of dienst. Kortom: ze verliezen hun toegevoegde waarde en uiteindelijk hun relevantie.

Signalen voor digitalisering

Het is dus zaak om op tijd te constateren in hoeverre je achterloopt en waar de schoen het meest wringt. Wie zijn cijfers nauwlettend volgt en goed om zich heen kijkt, met name naar de concurrentie, zal op een gegeven moment het licht wel zien. Maar is het dan al niet te laat en heb je de signalen wellicht over het hoofd gezien? Die signalen zijn onder andere:

  • Je hebt het gevoel dat anderen al verder zijn (‘Hoe doen ze dat toch?’).
  • Je hebt geen idee hoe je gegevens moet verzamelen en verwerken om meer uit je bedrijf te halen.
  • Je website is verouderd en is nauwelijks nog een ‘asset’ te noemen.
  • Je besteedt teveel tijd aan e-mails.
  • Je probeert de meeste problemen angstvallig op te lossen met spreadsheets.
  • Je hebt geen idee hoe je jouw bedrijf in de toekomst kunt laten groeien en/of hoe zaken te stroomlijnen en efficiënter te maken.

Wat levert het allemaal op?

Een boost geven aan digitalisering kan een veelheid aan voordelen hebben, zoals productiviteitsverbetering en kosten- & risicobeheersing. Dit gaat veel verder dan besparen op papieren kopietjes en handmatig werk, maar leidt door beter inzicht tot betere beslissingen. Daarnaast biedt digitalisering veel mogelijkheden om overal en altijd te kunnen (samen)werken met collega’s, klanten en leveranciers. Denk verder aan realtime inzicht in je bedrijfsdata en je organisatie, procesautomatisering en het makkelijker voldoen aan de almaar veranderende wet- en regelgeving. Last but not least ontstaan vaak nieuwe kanalen voor klantenwerving en houd je medewerkers met een moderne werkomgeving langer binnen.

Functioneren of excelleren?

Bepaal vooraf altijd eerst wat digitale transformatie voor jouw bedrijf zou betekenen en welke vormen van digitalisering zinvol zijn. Zorg zoals bij alle transformaties voor draagvlak en commitment, van links tot rechts en van onder tot boven. Stel een team of stuurgroep samen die de digitaliseringskar gaat trekken en stel zowel medewerkers- als klantbeleving en de verbetering hierin centraal. En realiseer je dat zij allemaal ook na werktijd consument zijn, en jouw lat qua digitalisering (smartphone, appjes e.d.) behoorlijk hoog leggen. Wees hierbij niet bang fouten te maken en begin klein alvorens grote stappen te maken. Vertrouw ondertussen niet blind op bestaande c.q. oude technologie die in jouw ogen ook nog wel werkt. Er is immers een subtiel verschil tussen iets wat functioneert en iets waarmee je excelleert.Vraag desnoods maar aan je concurrent!

En heb je de benodigde mensen voor de beoogde digitaliseringsslag niet in huis, huur ze dan in. Wij weten nog wel een partij die hierin kan adviseren. Je kunt ze bereiken op 020 717 3137.

Lees je slim met ons blog!