In de cloud is al heel veel mogelijk, maar het is natuurlijk geen toverformule. Dat geldt ook voor het gebruik van Office 365 en SharePoint. Het is geen kwestie van plug & play en al helemaal niet als je bestaande data een rommeltje is. Voordat je dus kunt profiteren van efficiënter samenwerken en bijvoorbeeld koppelingen met Dynamics 365 moet je er toch echt even goed voor gaan zitten.

Opstartproblemen en trage ‘adoptie’

Vergelijk het met je privé administratie. Om daar lijn in te krijgen, kun je ook de mooiste opbergsystemen en ordners aanschaffen, maar dat heeft geen nut als je die vervolgens ook weer ongestructureerd met paperassen vult. Een heldere mappenstructuur waar iedereen zijn weg in kan vinden is in de praktijk echter eerder uitzondering dan regel. Om teleurstellingen te voorkomen in de vorm van opstartproblemen en een trage adoptie door jouw medewerkers, raden we iedereen aan om minimaal twee weken voor de migratie een grote dataschoonmaak te houden. Bij het structureren van jouw data kunnen wij hooguit adviseren. Jij weet immers als geen ander hoe die eruit zou moeten zien en hoe processen precies lopen.

Hybride trainingen’

Daarnaast verschillen datastructuren per bedrijf en zelfs per branche. Is jouw bestaande data eenmaal op orde, dan kan de migratie heel snel verlopen. Om jouw gebruikers vervolgens zo snel mogelijk wegwijs te maken in de vele functionaliteiten van SharePoint, zorgen wij voor een training door gecertificeerde opleiders. Die trainingen hebben een hybride karakter en zijn waar nodig klassikaal en waar mogelijk online. Om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers SharePoint zo snel mogelijk volledig omarmen, wordt die ‘adoptie’ door ons gemonitord.

Vinger aan de pols

Dat doen we zowel met periodieke voortgangsbezoeken als online, door bijvoorbeeld het aantal gestuurde bijlagen in de gaten te houden. Als dat aantal niet omlaag gaat, blijft die adoptie waarschijnlijk achter. Dat kan onder meer als oorzaak hebben dat er altijd weerstand bestaat tegen verandering. Vaak zie je dat bepaalde gebruikers al snel teruggrijpen naar de oude werkwijze. Maar als je thuis een professionele cirkelzaag hebt liggen, ga je toch ook niet met een handzaag staan ploeteren? Dat is om meerdere redenen zonde, omdat de voordelen dan deels onbenut blijven terwijl je licentiekosten volledig doorlopen.

Asset management

Dat kan flink oplopen, te meer omdat er in bedrijven al snel vele tientallen applicaties actief zijn met vaak honderden gebruikers. Om licentiekosten in bedwang te houden, en waar mogelijk te beperken door het aantal licenties per applicatie of het aantal applicaties zelf af te bouwen, krijgen we steeds vaker de vraag of wij die taak op ons willen nemen. Misschien is deze vorm van licentiebeheer en asset management door Utilis ook wel iets voor jou. Heb je dus plannen richting de cloud of kun je wel wat hulp gebruiken bij licentiebeheer? Neem dan zeker eens contact met ons via 020 717 3137 of [email protected].

Share This