/* */

Het migreren van de fileserver naar Sharepoint wordt steeds populairder. Die oude fileserver op kantoor heeft uiteraard zijn voordelen, maar inmiddels ook steeds meer nadelen. Vooral omdat het omslachtig is om bij een eigen server van buitenaf in te loggen op de bedrijfsgegevens en deze direct te kunnen wijzigen. Sharepoint is een ideale oplossing in de cloud om al je bestanden te beheren. Tegelijkertijd moet je het zeker niet zien als een één-op-één vervanging. Met een beetje goed denkwerk en deze drie tips, haal je namelijk nog veel meer uit je migratie naar Sharepoint.

1. Geen mappen maar metadata

In Sharepoint is het gebruik van een mappenstructuur maar beperkt mogelijk. Er is namelijk een limiet van 250 tekens voor de link naar ieder bestand. En met iedere extra laag, wordt die link een stukje langer. Heb je een simpele boekhouding, die ook nog eens opgeschoont is, dan werkt het prima. Voor grotere bedrijven is er een alternatief: metadata.

Daarbij gebruik je de zoekfunctie van Sharepoint om de bestanden te vinden die je nodig hebt. Dat klinkt als het zoeken van een naald in een hooiberg, maar met behulp van metadata werkt het prima. Metadata zijn steekwoorden waarmee je een bepaald document beschrijft. Bijvoorbeeld: ‘Administratie’, ‘facturen’, ‘Utilis’, ‘06062019’.

Je ziet nu gelijk dat de metadata vrijwel overeenkomen met de namen van de mappenstructuur. Daarmee blijft het dus wel vertrouwd. Het belangrijkste is uiteraard dat je goede afspraken maakt over het toepassen van metadata en natuurlijk dat je ze consequent toevoegt aan ieder nieuw document.

2. Opschonen die handel

Eigenlijk is er geen voorkomen aan. Vroeg of laat raakt iedere fileserver vervuilt met verouderde, niet meer gebruikte, documenten en gegevens. Een migratie naar Sharepoint is direct de uitgelezen mogelijkheid om er eens flink de bezem door te halen. Maar hoe doe je dat?

Er zijn meerdere methodes. De ‘piep-methode’ is waarschijnlijk de origineelste. Je kondigt publiekelijk naar al je personeel aan dat alleen de meest relevante gegevens meegaan en dat de rest wordt weggegooit. Vervolgens schrikt iedereen zich een hoedje en gaat je personeel direct alles verzamelen wat voor hen relevant is.

Daarnaast kun je ervoor kiezen om je fileserver in een read-only map te plaatsen. Daaruit kan je personeel de documenten halen die ze daadwerkelijk nodig hebben, waarna ze die opslaan op Sharepoint. Alles wat na bijvoorbeeld een jaar niet is gebruikt, is blijkbaar alleen nog geschikt voor het archief.

3. Gebruik de voordelen van de cloud

Omdat Sharepoint in de cloud draait is het enorm makkelijk om gegevens te koppelen met een hele reeks aan andere Microsoft applicaties. Ten eerste natuurlijk Office 365, maar ook aan apps voor je CRM, of boekhouding. Hiermee kun je sneller en efficiënter werken, maar zul je meer stappen moeten nemen richting volledig werken in de cloud. Overweeg je een migratie naar Sharepoint voor je fileserver? Overweeg dan ook direct de migratie van andere applicaties binnen je bedrijf.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij je migratie? Of wil je meer weten over het doorlopen van de digitale transitie voor jouw bedrijf? Wij helpen je graag verder. Bellen kan naar 020 717 3137, of mail naar blogs@utilis-it.com.

Wij plaatsen Functionele cookies, om deze website naar behoren te laten functioneren en Analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens. Ons Cookiebeleid

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten